MỘT SỐ ĐIỂM MỚI CỦA NGHỊ ĐỊNH 30/2020/NĐ-CP NGÀY 05/3/2020 CỦA CHÍNH PHỦ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư được Chính phủ ban hành ngày 05/3/2020 và có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Nghị định này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức); tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp căn cứ quy định của Nghị định này và các quy định của Đảng, của pháp luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp. Nghị định gồm 7 chương và 38 điều quy định một số nội dung liên quan đến công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư, bao gồm một số điểm mới so với Thông tư 01/2011/TT-BNV như sau:

  1. Khái niệm về văn bản điện tử, giá trị pháp lý của văn bản điện tử.

Lần đầu tiên khái niệm văn bản điện tử được quy định cụ thể như sau:

“Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.

Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.

Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Netwwork Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.

  1. Phông chữ trình bày văn bản

Trước đây: Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

Hiện tại: đã quy định cụ thể phông chữ phải là phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

  1. Kích thước khổ giấy

Trước đây: Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm). Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5).

Hiện tại: tất cả các loại văn bản hành chính đều chỉ sử dụng chung khổ giấy A4 (210mm x 297mm). Văn bản được trình bày theo chiều dài của khổ A4, trường hợp văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành phụ lục riêng thì có thể được trình bày theo chiều rộng.

  1. Thay đổi cách đánh số trang

Trước đây: Số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất. Số trang của phụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục.

Hiện tại: Số trang văn bản được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.

  1. Màu mực chữ ký trong văn bản hành chính

Trước đây: Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.

Hiện tại: Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.

Trước đây quy định chỉ nêu không dùng mực đỏ và các thứ mực dễ phai khi ký văn bản dẫn đến nhiều trường hợp sử dụng mực tím, mực đen khi ký văn bản vì vậy quy định hiện nay bắt buộc phải ký màu xanh

  1. Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức

Dấu và chữ ký số là điểm mới đáng chú ý tại Nghị định 30. Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kich thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.

Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính thực hiện như sau:

– Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, chỉ thực hiện ký số văn bản và không ký số lên văn bản kèm theo;

– Văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử phải thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo. Vị trí: góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.

  1. Cách ghi căn cứ ban hành trong văn bản hành chính

Trước đây: Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (không có kiểu chữ nghiêng)

Ví dụ: Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015

Hiện tại: Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành).

Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).

Ví dụ: Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015

  1. Cách viết hoa trong văn bản hành chính
Những điểm mới Thông tư số 01/2011/TT-BNV Nghị định 30/2020/ NĐ-CP
Viết hoa vì phép đặt câu Những trường hợp sau dấu chấm lửng (…); sau dấu hai chấm (:); sau dấu hai chấm trong ngoặc kép (: “…”) và viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của mệnh đề sau dấu chấm phẩy (;) và dấu phẩy (,) khi xuống dòng). Giờ đây, chỉ bắt buộc viết hoa sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!) và khi xuống dòng.

Như vậy, chỉ khi dùng 4 loại dấu câu này thì người viết mới phải viết hoa, còn các dấu khác thì viết chữ cái đầu bình thường.

Tên địa lý Chỉ có một trường hợp viết hoa đặc biệt là Thủ đô Hà Nội Ngoài Thủ đô Hà Nội, có thêm cả Thành phố Hồ Chí Minh vào trường hợp viết hoa đặc biệt.
Cần lưu ý: việc viết hoa tên địa lý một đơn vị hành chính khác thì ta lại không phải viết hoa chữ cái đầu danh từ chung như: thành phố Cần Thơ, thành phố Đà Nẵng, tỉnh Cà Mau… (nếu cụm từ này đứng ở giữa hay cuối câu văn).
Danh từ đặc biệt Không Những danh từ thuộc trường hợp đặc biệt như: Nhân dân, Nhà nước thì phải viết hoa chữ cái đầu “N”.
Tên văn bản được viện dẫn Trường hợp viện dẫn các điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của điều, khoản, điểm.

Ví dụ: Căn cứ vào Điểm a Khoản 2 Điều 103 Mục 5 Chương XII Phần I của Bộ luật Hình sự).

Khi viết tên các loại văn bản, trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục.
Ví dụ: Căn cứ điểm a khoản 2 Điều 103 Mục 5 Chương XII Phần I của Bộ luật Hình sự (các từ “điểm, khoản” thì không viết hoa chữ cái đầu).
Tên gọi các tôn giáo, giáo phái, ngày lễ tôn giáo – Tên gọi các tôn giáo, giáo phái: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành tên gọi.

Ví dụ: đạo Cơ Đốc; đạo Tin Lành; đạo Thiên Chúa; đạo Hòa Hảo; đạo Cao Đài… hoặc chữ cái đầu của âm tiết tạo thành tên gọi như: Nho giáo; Thiên Chúa giáo; Hồi giáo;…
– Tên gọi ngày lễ tôn giáo: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên gọi.

Ví dụ: lễ Phục sinh; lễ Phật đản;….

Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng đã bỏ quy tắc bắt buộc viết hoa trong tên gọi các tôn giáo, giáo phái, ngày lễ tôn giáo trong các văn bản hành chính.